La digitalización del archivo histórico municipal que realiza la Universidad de Utah estará en septiembre

 El trabajo de digitalización de los fondos históricos del Archivo Municipal viene desarrollándose desde hace meses, tal y como se acordó en su día en virtud del convenio firmado por el Ayuntamiento de Jerez, a través de la Delegación de Cultura, con la Sociedad Genealógica de Utah, dado el interés que dichos fondos tienen para esta entidad creada en 1894 por los miembros de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días (Mormones), que recogen datos de la historia familiar de todo el mundo y que, sólo en España, les ha llevado a trabajar en la digitalización de documentos de 120 municipios diferentes de 21 diócesis católicas.
Son ya casi seis meses de trabajo que están dando un resultado muy positivo, tanto para la entidad que acomete la digitalización de los documentos, como para el Ayuntamiento de Jerez, que ve cómo buena parte de su archivo histórico va a tener un formato asequible a muchas más personas -investigadores todos- que antes.
La delegada de Cultura, Dolores Barroso, explicó a este periódico que, en estos días, se está finalizando el trabajo de microfilmación de los padrones de habitantes de Jerez .
El plazo que hay para la ejecución de todas las series comprometidas es septiembre de este mismo año 2009.
La delegada recordó que el Archivo Histórico Municipal de Jerez es uno de los más importantes de Andalucía, ya que sus fondos documentales son muy destacados, no sólo por la antigüedad de los primeros documentos que se custodian en el mismo, sino también por su variedad y la continuidad en las series, sin grandes saltos en la documentación.
La delegada explicó que el Archivo Histórico está organizado reflejando la estructura institucional del organismo que genera la documentación. Esto significa, para que sea entendido por todos, que el archivo histórico de Jerez en 2009 debería reflejar, en primer lugar, la documentación que genera la Alcaldía, después la Delegación de Presidencia, Delegación de... etc., etc. Se trata, por tanto, de ordenar y dar un lenguaje común que sirva a todos los profesionales del mundo sobre la documentación oficial que se guarda. Esta es, obviamente, la única manera de que un investigador, un historiador, pueda rastrear en sus fondos con un mismo método universal.
A la universidad de Utah le interesa especialmente tener una información lo más amplia posible -que abarque a todo el mundo- sobre el origen y la evolución de los apellidos y las familias. En ese marco es en el que se encuadra el acuerdo firmado con Jerez.
Por eso han estado trabajando en aquellos documentos en los que están registrados los nacimientos y defunciones que se han producido en Jerez a lo largo de los años, así como cualquier otro documento que tenga que ver con la transmisión hereditaria.
Esta documentación, sobra decirlo, se localiza en dos tipos de archivos, los diocesanos (donde figuran también datos de esponsales) así como en los archivos civiles (Registro Civil, cementerios y padrones municipales).
El convenio actual firmado por el Ayuntamiento y la Universidad de Utah se refiere a series documentales referidas al Padrón de contribuciones, Quintas, Catastro de Ensenada y Expedientes de Nobleza.
La principal ventaja de la firma del convenio para el Ayuntamiento de Jerez ha sido la propia digitalización, ya que, como explicó la delegada, Dolores Barroso, desde el momento en el que se tengan estos documentos digitalizados ya no habrá que manipular los documentos originales, con lo que se garantiza la conservación, que se ve perjudicada muchísimo con la manipulación del mismo. El papel usado a lo largo de la historia ha sido muy variado y muy distinto al actual -alguno incluso permite ver al trasluz la urdimbre y fijar en el tiempo su fabricación- y su manipulación hoy en día puede acarrear su destrucción que no tiene necesaria mente que llegar de una mala praxis, sino que puede se afectado por bacterias transmitidas al tocarlo con los dedos que acaban por destruir un legajo mientras descansa sin que nadie lo toque en su lugar en una estantería.
Con la digitalización, por tanto, se garantiza la conservación en el tiempo del documento fotografiado y, por otro lado, acerca la documentación digitalizada a casi cualquier persona, por no decir a todo el mundo. El último paso tras la digitalización de la documentación será subir el trabajo a la red para que en ese momento sea prácticamente asequible a cualquier persona interesada.
El mundo de la investigación histórica es mucho más amplio de lo que cualquier neófito pudiera pensar, por lo que las peticiones de acceso a la documentación archivada es elevada y, como reconocía Dolores Barroso, las fotocopias hacen muchísimo daño a los documentos. Por eso, el Ayuntamiento de Jerez ha adoptado algunas medidas extras para preservar los archivos que, en algunos sectores interesados se han interpretado como un endurecimiento de las condiciones de acceso a los documentos. Barroso, no obstante, responde a esta cuestión afirmando que se están aplicando las mismas normas que en cualquier archivo de España.
Barroso explicó que en ese intento de acercar a todos los investigadores la documentación que obra en el Archivo Histórico Municipal se ha solicitado una subvención a la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía para comprar un equipo extra de cámara y elementos necesarios para continuar la labor de digitalización de la documentación albergada en el Archivo.
El documento más antiguo que se ha digitalizado es un acta capitular del siglo XV, en concreto de 1.409, siendo uno de los más antiguos de Andalucía.
Este hecho coincide en la fecha con otro documento, en este caso religioso, que es del mismo siglo y que es igualmente el más antiguo que se conserva en Jerez.
En concreto, tal y como explicó la delegada de Cultura el documento referido es una partida de bautismo que se encuentra en la iglesia de San Miguel y que es del mismo siglo XV, del año 1.489. A partir de ahí y hacia atrás es muy difícil hablar de constancia documental que refleje la memoria histórica de Jerez. En todo caso, la delegada aseguró que sí se puede reconstruir la historia en base a documentación paralela y que se localiza en otros archivos, citando como ejemplos la documentación eclesiática del Arzobispado de Sevilla o la documentación referida a múltiples aspectos de la vida de los ciudadanos a través de archivos privados.
En este sentido comentó que en estos momentos se está trabajando en un convenio que se cerrará pronto con un fondo privado muy importante, como el del Padre Luis Coloma. Finalmente citó los archivos generales de la nación y de los archivos notariales, que son otro fondo documental muy interesante que el Colegio de Notarios tiene depositado en el Archivo Municipal. 

Más de 3.174 legajos y libros incluidos los mucrofilmados antes
El convenio firmado entre el Ayuntamiento y la Sociedad Genealógica de Utah en agosto del año pasado es la continuación de un convenio anterior de microfilmación firmado el 24 de enero de 1994, en el que se incluyeron series documentales como el Registro Civil, Cementerio, Libros Hospitales y Padrones. En el convenio actual, como ya se ha referido en estas mismas páginas, se ha incluido el Padrón de Contribuciones, Quintas, Catastro de Ensenada y Expedientes de Nobleza. Por tanto, sumadas las anteriores que ya se pasan de microfilm a digital se puede hablar de un total de 3.174 legajos y libros. La digitalización se está realizando en las instalaciones del propio Archivo Municipal, en la Alameda del Banco por Jesús Sánchez Chacón, técnico en digitalización y obispo en Jerez de la religión mormona. En sintonía con la Delegación está también en curso un proyecto referido al archivo del Padre Luis Coloma, comprometiéndose la misma sociedad a digitalizar los expedientes históricos de alumnos y profesorado del referido centro escolar.