Como siempre, lo urgente no deja tiempo para lo importante. Con esta frase de Mafalda, el gran Quino nos enfrentaba al dilema de cómo gestionar nuestro tiempo y nuestras prioridades, quizás porque lo urgente es más fácil de concretar que lo importante.
Lo urgente es lo que no se ha hecho cuando se ha tenido más tiempo, y el retraso ha acabado convirtiendo en urgencia lo que se podía haber afrontado con más tranquilidad. Cuando hay que mirar el calendario y el reloj para entrar en plazo, las prisas acaban por hacer inviable la atención al detalle y la probabilidad de cometer errores aumenta.
La importancia es más difícil de determinar, ya que lo que es importante para unos puede no serlo para otros. Esta relevancia está asociada con los objetivos, y en cualquier organización sus miembros pueden tener objetivos diversos que esperan conseguir mejor de forma coordinada. Para un directivo puede ser importante alcanzar ciertos objetivos de ventas, pero los trabajadores pueden no sentirse comprometidos con esos objetivos si su mayor esfuerzo no se ve recompensado con una mayor remuneración. Desde los inicios de los estudios de la administración científica a finales del siglo XIX y principios del XX, ya se intentaba armonizar los intereses de propietarios de la empresa y trabajadores, buscando conseguir un mayor beneficio que se pudiera repartir también con los empleados para obtener su colaboración. Más actualmente, la teoría de la agencia reconoce que existen riesgos de información asimétrica entre las partes, y de acciones ocultas buscando el propio interés a costa del interés común.
Si conseguimos enfocarnos en lo realmente importante para todos, la matriz de Eisenhower permite clasificar las tareas según ambos criterios: aquellas que son urgentes e importantes; las que son importantes, pero no son urgentes; las que son urgentes, pero no son importantes; y las que ni son importantes, ni son urgentes. Aparentemente es fácil clasificar las tareas pendientes en alguno de los cuatro cuadrantes, y hacer inmediatamente lo urgente e importante, programar el tiempo para hacer lo que es importante pero todavía no es urgente, delegar lo que es urgente pero no es importante, y dejar para lo último lo que no es importante ni urgente.
Sin planificación estaremos constantemente “apagando fuegos”, corriendo de urgencia en urgencia, atendiendo lo que puede no ser realmente importante, y posponiendo lo que de verdad es importante hasta que haya que hacerlo deprisa, corriendo y seguramente mal. En Jaén hay muchas cosas urgentes que arreglar, pero no deberíamos perder de vista las importantes.
